· Pianificazione · 12 min di lettura

Lista invitati matrimonio: modello Excel gratis e PDF

Lista invitati del matrimonio in Excel e PDF da stampare, gratis e senza registrazione: conteggi automatici e 5 passaggi per decidere chi invitare.

Pubblicato il 29 ottobre 2026

In breve

Per fare la lista invitati del matrimonio partite dai posti a sedere della location e dal prezzo a persona del catering, poi raccogliete gli invitati di entrambi gli sposi e divideteli in lista A e lista B. Il modello Excel gratuito ha una riga per persona con nucleo familiare, lato, tipo di invito, risposta, menù e dieta, e un foglio che conta da solo partecipazioni, conferme, adulti, bambini e diete. Il PDF serve per compilare la lista a mano.

Per fare la lista invitati del matrimonio in Excel servono due cose: una riga per ogni persona e un foglio che faccia i conti da solo. In ogni riga, oltre al nome, segnate il nucleo familiare a cui va la partecipazione, il lato (sposa, sposo o entrambi), a cosa è invitata la persona e la sua risposta. Il modello qui sotto ha tutte e due le cose: è gratuito, si scarica senza registrazione e c'è anche in PDF da stampare. Più avanti trovate il metodo in cinque passaggi per decidere chi invitare e organizzare la lista.

Lista invitati del matrimonio in Excel e PDF: il modello da scaricare

Il modello è gratuito e si scarica senza registrarsi, in due versioni: un file Excel da compilare al computer e un PDF in A4 orizzontale da stampare e riempire a mano.

Il file Excel ha sei fogli:

Invitati: la lista vera e propria, una riga per persona, con menu a tendina, filtri e la riga di intestazione sempre visibile. Non ci sono nomi di esempio: si parte da un foglio vuoto.
Riepilogo: i conteggi, che si aggiornano da soli. Le celle gialle (posti, prezzi a persona, fasce d'età del menù bambini) le compilate voi.
Menù: portate e piatti, da compilare solo se gli invitati possono scegliere.
Elenchi: le voci dei menu a tendina. Potete cambiarle prima di compilare la lista, per esempio per scrivere i vostri nomi al posto di Sposa e Sposo.
Da stampare: la lista in formato compatto, che si riempie da sola con i dati del foglio Invitati.
Come usarlo: le istruzioni in breve.

Il file è in formato Excel, ma non serve avere Excel. Per usarlo con Fogli Google caricatelo su Google Drive, fate doppio clic e scegliete «Apri con Fogli Google». Se volete lavorarci insieme a chi vi aiuta, salvatelo come foglio Google (menu File, «Salva come foglio Google»). Sul Mac si apre con Numbers: trascinate il file sull'icona dell'app oppure, in Numbers, scegliete File e poi Apri. Numbers però lo apre senza menu a tendina e senza i controlli sulle celle: scrivete le voci esattamente come le prevede il modello (per esempio Sì, No e Bambino, e le voci dei fogli Elenchi e Menù), età, posti e prezzi solo in cifre e il nucleo senza spazi in più, altrimenti i conti del Riepilogo non tornano. Anche LibreOffice Calc lo apre direttamente. I prezzi nel Riepilogo non hanno valuta, quindi in Ticino potete scriverli in franchi. Voci di menu aggiornate a ottobre 2026, secondo le guide ufficiali elencate nelle fonti.

Come fare la lista invitati del matrimonio in 5 passaggi

La lista invitati del matrimonio si fa in cinque passaggi: partire da posti e prezzo a persona, raccogliere gli invitati di entrambi gli sposi, dividerli in lista A e lista B, fissare regole uguali per tutti e chiudere la lista prima di ordinare le partecipazioni.

Partite da posti e prezzo a persona. Chiedete alla location quanti posti a sedere ha e al catering il prezzo del menù a persona, per gli adulti e per i bambini. Scriveteli nelle celle gialle del Riepilogo: man mano che aggiungete nomi vedete quanti posti restano e una stima del costo del menù.
Raccogliete gli invitati di tutti e due. Ognuno di voi scrive i suoi e, se anche i genitori hanno una loro lista, finisce nello stesso file. Con la colonna Lato vedete subito se una delle due parti è molto più lunga dell'altra.
Dividete in lista A e lista B. Nella lista A c'è chi non può mancare, nella lista B chi invitate se restano posti. Quando dalla lista A arriva un no, potete invitare qualcuno della lista B. Per questo le partecipazioni della lista A conviene spedirle un po' prima: se arriva un no, chi è in lista B riceve l'invito per tempo e non a ridosso della scadenza. Chi della lista B invitate, spostatelo nella lista A: così il Riepilogo vi dice sempre quanti posti restano per la lista B.
Fissate regole uguali per tutti. Colleghi (tutto l'ufficio, solo i più vicini o nessuno), accompagnatori (solo per chi è in coppia o per tutti) e bambini (tutti, solo quelli di famiglia o nessuno): decidetelo insieme prima di cominciare a tagliare, e la regola vale per entrambe le parti. Così non dovete giustificare ogni esclusione una per una. Con il filtro sulla colonna Gruppo vedete subito quanti colleghi o amici dei genitori avete in lista.
Chiudete la lista prima di ordinare le partecipazioni. Il Riepilogo vi dice quante partecipazioni preparare, una per nucleo: è il numero da dare alla tipografia, più qualche copia di scorta. Fissate una data di chiusura: da lì in poi entra qualcuno solo al posto di chi ha detto no.

Quali colonne servono nella lista invitati (e quali no)

Per decidere chi invitare bastano nome, nucleo, lato, lista, a cosa è invitato ognuno e se è adulto o bambino. Le altre colonne del modello servono in momenti precisi, e quelle che non userete potete nasconderle.

Quando	Colonne	A cosa servono
Mentre decidete	Nome e cognome, Nucleo / busta, Lato, Gruppo, Lista, Invitato a, Adulto o bambino	Chi invitate, quante partecipazioni, quanti posti
Quando spedite le partecipazioni	Telefono o e-mail, Indirizzo, Partecipazione inviata	Spedirle o consegnarle e sapere chi le ha già ricevute
Con le risposte	Età, Risposta, piatti a scelta, Dieta, Allergie e note, Tavolo	Numeri finali e lista per il catering
Dopo il matrimonio	Regalo, Ringraziamento inviato	I biglietti di ringraziamento

Quelle da saltare, o almeno da nascondere:

Il «forse» come risposta. Non aiuta a fare i conti. Finché non sapete, lasciate vuota la risposta: nel Riepilogo conta come in attesa.
I piatti a scelta, se il menù è uguale per tutti. Bastano dieta e allergie.
L'indirizzo, se consegnate le partecipazioni a mano o le mandate per messaggio.
Regalo e ringraziamento, finché non servono.

Le colonne che non vi servono non cancellatele, nascondetele: cliccate con il tasto destro sulla lettera in cima alla colonna e scegliete Nascondi. Così le formule del Riepilogo continuano a funzionare e, se cambiate idea, in Excel la colonna torna con Scopri.

Come segnare bambini, accompagnatori e invitati solo alla serata

Nella lista ognuno ha la sua riga: i bambini con l'età, l'accompagnatore con il nome se lo conoscete, e chi viene solo alla cerimonia o solo alla serata con la voce giusta nella colonna Invitato a.

Una riga per persona o una per famiglia?

Con una riga per famiglia la lista è più corta e ricalca le buste, ma non potete contare piatti, diete e bambini per fascia d'età, né dare al catering la lista ordinata per tavolo. Con una riga per persona tutto questo si fa con un filtro. Per questo il modello usa una riga per persona e tiene insieme le famiglie con la colonna Nucleo / busta: chi riceve la stessa partecipazione ha lo stesso testo, per esempio quello che scrivereste sulla busta. Marco, Giulia e la piccola Sofia Rossi hanno quindi tre righe, tutte con «Famiglia Rossi». Il Riepilogo conta così le partecipazioni da preparare e, se regalate una bomboniera per nucleo, vi dice anche quante ordinarne.

Bambini

Segnate l'età di ogni bambino, in anni compiuti. Fasce d'età e prezzi del menù bambini li stabilisce il catering, non c'è una regola fissa: chiedeteli e scriveteli nel Riepilogo, che conta i bambini per fascia. Se manca l'età, la cella diventa gialla. Se invece preferite una festa solo per adulti, come dirlo con garbo lo trovate nella guida sul matrimonio senza bambini.

Accompagnatori

Se non sapete ancora come si chiama, scrivete «Accompagnatore di» seguito dal nome dell'invitato, per esempio «Accompagnatore di Luca Bianchi», e dategli lo stesso nucleo di Luca. Il nome vero lo aggiungete quando arriva la risposta. Sull'invito, poi, scrivete chiaramente se l'accompagnatore è invitato: le formule giuste le trovate negli esempi di testo RSVP per il matrimonio.

Solo cerimonia o solo serata

Chi è invitato solo a una parte della giornata ha una voce apposita nella colonna Invitato a: Solo cerimonia, per esempio chi riceve la partecipazione ma non l'invito al ricevimento, oppure Solo serata, per chi arriva alla festa dopo cena con il taglio della torta. La prima voce, Cerimonia e ricevimento, è quella che conta per i posti a tavola. Il Riepilogo conta a parte gli altri, perché al catering servono numeri separati per il pranzo o la cena e per la serata. Se la cella Invitato a resta vuota diventa gialla: finché manca la voce, quella persona non conta né nei posti né per il catering.

Come contare in automatico adulti, bambini e conferme

Per contare in automatico adulti, bambini e conferme servono le funzioni CONTA.SE e CONTA.PIÙ.SE. Nel modello lo fa già il foglio Riepilogo, che conta le persone in lista, le partecipazioni, i sì, i no, chi non ha ancora risposto, gli adulti, i bambini per fascia d'età, le diete e i piatti scelti.

Nel Riepilogo	A chi serve
Partecipazioni da preparare e già inviate	A voi e alla tipografia
Posti liberi con la sola lista A e con tutta la lista	A voi e alla location
In attesa di risposta	A voi, per i solleciti
Adulti e bambini al ricevimento, per fascia d'età	Al catering
Diete, allergie e piatti scelti	Al catering
In lista e confermati per lato	A voi e alle famiglie

Il conteggio definitivo per location e catering serve circa tre settimane prima del matrimonio, una settimana dopo la scadenza per rispondere: è la tempistica consigliata per gli RSVP. Se nel contratto con la location o con il catering c'è un'altra data, vale quella.

Le formule sono già inserite. Se volete adattarle, funzionano così (tra un argomento e l'altro va il separatore di elenco impostato sul computer: con le impostazioni italiane è il punto e virgola):

Chi ha detto sì: =CONTA.SE(Invitati!L2:L501;"Sì")
Bambini che hanno detto sì: =CONTA.PIÙ.SE(Invitati!L2:L501;"Sì";Invitati!G2:G501;"Bambino")

Nella versione inglese di Excel le stesse funzioni si chiamano COUNTIF e COUNTIFS. Anche Fogli Google può mostrarle con i nomi inglesi: dipende dall'opzione «Usa sempre nomi di funzioni inglesi» in File, Impostazioni.

Due segnali si vedono a colpo d'occhio: se i posti liberi scendono sotto zero la cella diventa rossa, e nel foglio Invitati diventano gialle le persone con la partecipazione inviata e senza risposta.

Dalla lista alle risposte: quando passare all'RSVP online

All'RSVP online si passa quando partono le partecipazioni: con la lista decidete chi invitare, mentre le risposte arrivano più ordinate da un modulo online, con lo stesso link per tutti. Ogni paio di giorni riportatele nella lista:

Scaricate le risposte. Esportatele dal vostro modulo, per esempio in un file CSV.
Mettetele accanto alla lista. Copiatele in un nuovo foglio dello stesso file, chiamato per esempio Risposte. Se in Excel tutto finisce in una sola colonna, importate il file dalla scheda Dati con «Da testo/CSV» e scegliete il delimitatore giusto, per esempio la virgola.
Aggiornate le righe. Per ogni persona riportate risposta, piatti, dieta e note nel foglio Invitati. Se nelle risposte compare qualcuno che nella lista non c'è, per esempio un accompagnatore non previsto, chiarite subito con chi l'ha aggiunto.
Guardate le righe gialle. Sono le persone con la partecipazione inviata e senza risposta: dopo la scadenza chiamatele.

Per non cercare i nomi uno per uno c'è una formula. Se nel foglio Invitati avete l'e-mail di chi riceve la partecipazione (colonna I) e nel foglio Risposte le e-mail sono nella colonna B, incollate questa formula nella riga 2 di una colonna libera del foglio Invitati e copiatela verso il basso: accanto a chi ha già risposto compare «ha risposto», le righe senza e-mail restano vuote.

=SE(I2="";"";SE(CONTA.SE(Risposte!B:B;I2);"ha risposto";""))

Tempistiche, solleciti e cosa fare con chi non risponde li trovate nella guida su come gestire gli RSVP del matrimonio, le domande giuste su diete e allergie in quella su come chiedere intolleranze e allergie agli invitati.

Con Wedding Companion il link è quello della pagina del matrimonio: gli invitati rispondono dal browser, senza account né app, e per ogni persona scelgono un piatto per portata e indicano le esigenze alimentari. Voi ricevete un'e-mail a ogni nuova risposta e nella sezione Partecipanti della dashboard scaricate un CSV con una riga per persona, la risposta e i piatti scelti. Diete e note invece le leggete nella dashboard, perché nel CSV non ci sono. La lista invitati resta nel vostro file: Wedding Companion non la importa.

Lista invitati del matrimonio da stampare: quando conviene la carta

Stampare la lista invitati conviene quando la compilate attorno a un tavolo, per esempio con i genitori, e quando dovete seguire le risposte di parenti che non usano né e-mail né messaggi.

Il PDF è una tabella in A4 orizzontale: 91 righe numerate su quattro pagine, con l'intestazione ripetuta su ogni pagina e le colonne per nome, nucleo, lato, lista, invito, adulto o bambino, contatto, partecipazione, risposta, menù e dieta, note e tavolo. Stampate solo le pagine che vi servono. Se il file l'avete già compilato, stampate invece il foglio Da stampare dell'Excel: si riempie da solo con le prime 200 righe del foglio Invitati, e le righe vuote in fondo restano per aggiungere nomi a penna. Dopo la riunione di famiglia riportate le aggiunte nel file, così il Riepilogo resta aggiornato.

La colonna Tavolo serve per la lista del catering, ordinata per tavolo. Il tableau, cioè la disposizione dei tavoli da esporre il giorno del matrimonio, il modello non lo disegna: per quello serve uno schema a parte.

Privacy: la lista invitati resta vostra

La lista contiene nomi, numeri di telefono e indirizzi di altre persone e, con allergie e note, anche informazioni sulla loro salute: tenetela privata e condividetela solo con chi vi aiuta.

Condividetela con persone precise, non con un link aperto. In Fogli Google aggiungete una per una le persone che vi aiutano: come Editor chi aggiorna la lista, come Visualizzatore chi deve solo leggerla. Nell'accesso generale lasciate «Con limitazioni», non «Chiunque abbia il link».
Niente nomi sul sito del matrimonio. La lista invitati non va pubblicata, nemmeno su una pagina che conoscono solo gli invitati. Cosa mettere sul sito, e cosa no, lo trovate nella checklist per il sito del matrimonio.
Al catering solo quello che serve. Nome, tavolo, piatti, dieta e allergie bastano. Telefoni e indirizzi no.
Dopo il matrimonio fate pulizia. Nomi e indirizzi vi servono ancora per i ringraziamenti. Allergie e note invece cancellatele quando non servono più, insieme alle copie che avete mandato in giro.