Menüauswahl auf der Hochzeitseinladung: Vorlagen und Tipps

Eine Menüauswahl auf der Hochzeitseinladung braucht ihr, wenn ihr ein serviertes Menü plant und bei mindestens einem Gang mehr als ein Gericht anbietet. Fragt die Wahl dann gleich mit der Zusage ab: pro Person mit Namen, mit gut sichtbarer Rückmeldefrist und mit einem Standardgericht für alle, die nicht wählen.

Unten findet ihr Vorlagen für Antwortkarte, Website und WhatsApp, einen Zeitplan, der vom Stichtag des Caterers zurückrechnet, und eine Gästeliste für Küche und Service.

Menü oder Buffet: Wann braucht ihr eine Menüauswahl?

Eine Menüauswahl braucht ihr nur beim servierten Menü, bei dem jeder Gast einen angerichteten Teller an seinen Platz bekommt. Beim Buffet und beim Essen im Family Style, bei dem Platten und Schüsseln auf den Tischen stehen, nimmt sich jeder selbst. Dort fragt ihr nur nach Allergien und Ernährungsweise.

Ob Menü oder Buffet günstiger ist, hängt vom Caterer und von den Gerichten ab. Lasst euch für dieselbe Gästezahl je ein Angebot für Menü und Buffet machen.

Der Mittelweg: Auswahl nur beim Hauptgang

Vorspeise, Suppe und Dessert sind für alle gleich, gewählt wird nur der Hauptgang. So bleibt die Antwortkarte kurz, eure Gäste müssen nur einmal überlegen, und die Küche bereitet nur bei einem Gang mehrere Gerichte vor.

Was keine Auswahl braucht

Was ohnehin alle bekommen, gehört nicht auf die Antwortkarte: die Suppe (in manchen Regionen die klassische Hochzeitssuppe), die Hochzeitstorte und eine Mitternachtsjause oder ein Mitternachtssnack wie Gulaschsuppe. Wer davon etwas nicht essen kann, schreibt das zu den Allergien, damit die Küche eine Alternative einplant.

Wie viele Gerichte zur Auswahl? Gänge, vegetarische Variante und Kinderteller

Beim Hauptgang reichen zwei bis drei Gerichte zur Auswahl, eines davon vegetarisch. Die anderen Gänge sind für alle gleich. Wie viele Gerichte die Küche an eurem Tag zuverlässig schafft, weiß aber nur euer Caterer. Fragt ihn, bevor die Einladungen in Druck gehen.

• Ein Gericht vegetarisch. Wer kein Fleisch und keinen Fisch isst, wählt es einfach und braucht keinen Sonderteller. Fragt den Caterer, ob es sich auch vegan zubereiten lässt, dann passt es für noch mehr Gäste.
• Gerichte beim Namen nennen. Gäste wählen nach dem, was sie lesen. „Variation vom Weiderind“ sagt weniger als „Rindsfilet mit Rotweinsauce und Erdäpfelgratin“. Schreibt genau dazu, was auf den Teller kommt: welches Fleisch oder welcher Fisch und welche Beilage.
• Ein Stichwort pro Gericht. Auf der Antwortkarte reicht ein Wort wie Rind, Zander oder Risotto. Verwendet genau diese Stichwörter später auch in der Liste für die Küche, dann gibt es keine Verwechslungen.
• Ein Kinderteller als eigene Option. Wenn Kinder kommen, bekommt der Kinderteller ein eigenes Kästchen.
• Allergien getrennt abfragen. Die Menüwahl ersetzt nicht die Frage nach Allergien und Unverträglichkeiten. Welche Allergene in welchem Gericht stecken, erfragt ihr beim Caterer. Wie ihr die Angaben eurer Gäste vollständig einsammelt, steht im Ratgeber Unverträglichkeiten und Allergien bei der Hochzeit abfragen.

Menüauswahl auf der Antwortkarte: Vorlage für die Hochzeitseinladung

Auf der Antwortkarte bekommt jede Person eine eigene Zeile mit Namen und einem Kästchen pro Gericht, und die Rückmeldefrist steht gut sichtbar ganz oben.

Bitte um Rückmeldung bis Mittwoch, 12. Mai 2027
□ Wir kommen gerne   □ Wir können leider nicht kommen

Hauptgang, bitte pro Person ein Kreuz:
Name: ______________   □ Rind   □ Zander   □ Risotto
Name: ______________   □ Rind   □ Zander   □ Risotto
Kind: ______________   Alter: ____   □ Kinderteller

Allergien oder Unverträglichkeiten (bitte mit Namen): ______________

Ohne Kreuz servieren wir das Risotto.

• Beschreibung aufs Beiblatt. Die ausführliche Menübeschreibung (wie im Text für die Website weiter unten) gehört auf ein eigenes Kärtchen oder in die Einladung. Auf der Antwortkarte stehen nur die Stichwörter, sonst wird sie zu voll und Kreuze landen in der falschen Zeile.
• Pro Person, nicht pro Haushalt. „Zweimal Rind, einmal Zander“ reicht der Küche, aber nicht dem Service, der wissen muss, wer welchen Teller bekommt.
• Eine Zeile für jedes Kind und jede Begleitung. Druckt so viele Zeilen, wie Personen eingeladen sind, und tragt die Namen schon ein, wenn ihr sie kennt. Das zeigt gleichzeitig, wer eingeladen ist.
• Frist und Standardgericht nicht verstecken. Beide bekommen eine eigene Zeile und stehen nicht am Ende eines langen Satzes.

Wenn ihr eure Gäste mit „Sie“ ansprecht oder einen anderen Ton sucht, findet ihr passende Varianten in den 12 Formulierungsbeispielen für die Rückmeldung zur Hochzeit.

Menüauswahl online abfragen: Texte für Website, Mail und WhatsApp

Online wählt jede Person ihr Gericht direkt im Rückmeldeformular, und die Antworten landen ohne Abtippen in einer Liste. Auf die gedruckte Einladung kommen dann nur noch Frist und Link, am besten zusätzlich als QR-Code.

Text für die Einladung mit Link oder QR-Code

Wir freuen uns auf eure Rückmeldung bis Mittwoch, 12. Mai 2027. Dabei wählt ihr für jede Person auch den Hauptgang. Einfach den QR-Code scannen oder den Link öffnen: [Link zu eurer Hochzeitsseite]

Text für die Hochzeitswebsite

Zum Abendessen gibt es vier Gänge. Vorspeise, Suppe und Dessert sind für alle gleich (für Vegetarier gibt es eine Gemüsesuppe), beim Hauptgang habt ihr die Wahl:
Rind: Rindsfilet mit Rotweinsauce und Erdäpfelgratin
Zander: Zanderfilet mit Petersilerdäpfeln
Risotto: Kürbisrisotto mit gerösteten Kernen (vegetarisch)
Für Kinder gibt es einen Kinderteller.

Bitte wählt bei der Rückmeldung für jede Person ein Gericht, auch für Kinder. Allergien und Unverträglichkeiten schreibt ihr ins Feld darunter. Wer nicht wählt, bekommt das Kürbisrisotto. Rückmeldung bis 12. Mai 2027.

Was außer dem Menü noch auf die Seite gehört, zeigt die Checkliste für die Hochzeitswebsite.

Nachricht per Mail oder WhatsApp

Hallo ihr Lieben, unsere Einladung ist unterwegs! Zusagen und euer Hauptgericht wählen könnt ihr ab sofort hier: [Link]. Bitte bis 12. Mai, damit die Küche planen kann. Wir freuen uns auf euch!

Erinnerung an Gäste, die zugesagt, aber nicht gewählt haben

Hallo Anna, schön, dass ihr dabei seid! Für die Küche fehlt uns noch eure Menüwahl: Rind, Zander oder Kürbisrisotto? Schreibt uns bis Freitag kurz zurück, sonst planen wir für euch das Risotto ein.

Schickt diese Erinnerung einzeln und nicht als Sammelnachricht an alle.

Auf einer Hochzeitsseite von Wedding Companion legt ihr Gänge und Gerichte selbst fest. Gänge, die für alle gleich sind, zeigt das Formular als vorausgewählt an. Jede Person wählt ein Gericht pro Gang und unter „Ernährung“ eine Angabe wie vegetarisch oder glutenfrei, alles Weitere kommt in die Notizen. Nach eurer Frist schließt das Formular. Antworten per Telefon oder Karte tragt ihr im Dashboard selbst nach (jede mit einer eigenen E-Mail-Adresse), und die CSV-Datei hat eine Zeile pro Person mit dem Gericht pro Gang. Ernährung und Notizen seht ihr im Dashboard, in der CSV-Datei stehen sie nicht.

Bis wann braucht der Caterer die Menüwahl?

Den Stichtag für Gästezahl und Menüwahl legt euer Caterer fest, und eure Rückmeldefrist sollte mindestens eine Woche davor liegen.

Fragt schon beim Angebot nach zwei Terminen: bis wann die endgültige Zahl der Gäste feststehen muss und bis wann die Küche wissen muss, wie oft sie welches Gericht kocht. Lasst euch beides schriftlich bestätigen. Wie weit die Fristen auseinandergehen, zeigen drei Betriebe in Österreich (Stand: Oktober 2026): Ein Caterer in Kärnten verlangt laut seinen AGB die Gästezahl spätestens zwei Werktage vor der Feier. Ein Hotel in Tirol braucht die genaue Gästezahl spätestens sieben Tage vorher und laut seiner Checkliste zur selben Zeit auch die Menüanzahl und die Tischordnung. Ein Caterer in Salzburg verlangt laut seinen AGB die verbindliche Zahl 14 Tage vorher. Bei den ersten beiden wird mindestens die gemeldete Zahl verrechnet.

So rechnet ihr rückwärts:

1. Bevor die Einladungen in Druck gehen: Menü mit dem Caterer festlegen, samt Zahl der Gerichte, Kinderteller, Standardgericht und Stichtag.
2. 10 bis 12 Wochen vorher: Einladungen mit Menüauswahl verschicken.
3. 6 Wochen vorher: Freundliche Erinnerung an alle, die noch nicht geantwortet haben.
4. Etwa 4 Wochen vorher: Rückmeldefrist.
5. In der Woche danach: Fehlende Menüwahl einzeln nachfragen, sonst das Standardgericht eintragen.
6. Zum Stichtag des Caterers: Gästezahl, Summen pro Gericht, Kinderteller und Sonderwünsche schicken.
7. Bis zum vereinbarten Termin: Tischplan fertigstellen, Tischkarten mit Markierung drucken und dem Caterer die Liste pro Tisch geben.

Mit der Frist vier Wochen vorher bleibt eine Woche zum Nachfragen, und die endgültige Zahl steht drei Wochen vor der Hochzeit, so wie im Ratgeber Zu- und Absagen zur Hochzeit verwalten. Braucht euer Caterer die Zahlen später, habt ihr mehr Luft für Nachzügler und Tischplan. Braucht er sie früher, verschiebt ihr alles um dieselbe Zeit nach vorne.

Was nach dem Stichtag noch geht, steht im Vertrag. Beim Hotel aus Tirol etwa wird nachverrechnet, wenn mehr Gäste kommen als gemeldet. Ob jemand sein Gericht noch tauschen kann, entscheidet die Küche. Fragt deshalb zuerst beim Caterer, bevor ihr einem Nachzügler etwas zusagt.

Kinder, Begleitpersonen und Gäste ohne Antwort

Jede Person bekommt ihr eigenes Gericht: Begleitpersonen wählen selbst, Kinder bekommen einen Kinderteller, und wer zusagt, aber nicht wählt, bekommt das Standardgericht.

Begleitpersonen

Der eingeladene Gast weiß nicht immer, was seine Begleitung essen möchte. Bittet ihn deshalb, sie selbst wählen zu lassen. Auf der Karte bekommt sie eine eigene Zeile, online trägt der Gast ihren Namen ein und wählt für sie, nachdem er sie gefragt hat.

Kinder

Fragt den Caterer, ob es einen Kinderteller gibt, bis zu welchem Alter er gilt und was er kostet. Das legt jeder Betrieb selbst fest. Das Hotel aus Tirol etwa bietet laut seiner Informationsbroschüre 2025/26 ein Kindermenü für Kinder zwischen 3 und 13 Jahren an und serviert es zeitversetzt zum Menü der Erwachsenen, damit die Kinder nicht warten müssen. Fragt auch, was für Babys und Kleinkinder gilt. Bei der Rückmeldung braucht ihr deshalb das Alter der Kinder, nicht nur ihre Zahl.

Gäste, die zusagen, aber nicht wählen

Legt ein Standardgericht fest und schreibt es in die Einladung, etwa „Ohne Auswahl servieren wir das Kürbisrisotto“. Das vegetarische Gericht eignet sich dafür gut, weil es auch für Vegetarier passt, die vergessen haben zu wählen. Fehlt die Wahl, fragt einzeln mit einer Nachricht wie der Vorlage oben nach. Kommt darauf keine Antwort, tragt ihr vor dem Stichtag des Caterers das Standardgericht ein.

Gäste, die gar nicht antworten

Wer bis zur Frist überhaupt nicht geantwortet hat, ist kein Fall für das Standardgericht. Fragt persönlich nach, ob die Person kommt, und plant sie erst ein, wenn sie zugesagt hat.

Gäste, die nur zur Agape kommen

Wer nur zur Agape, zum Sektempfang oder zum Apéro nach der Trauung eingeladen ist, wählt kein Menü. Diese Gäste bekommen eine Einladung ohne Menüauswahl. Wie ihr das freundlich formuliert, steht im Ratgeber Einladung nur zur Agape.

Gästeliste mit Menüauswahl: Wie kommt jede Wahl auf den richtigen Teller?

Die Küche braucht die Summe pro Gericht, der Service eine Liste pro Tisch und Platz, und eine Markierung auf der Tischkarte zeigt, welcher Teller wohin gehört.

1. Alles in eine Liste. Eine Zeile pro Person mit Namen, Gericht pro Gang, Allergien und später Tisch und Platz. Antworten von Karten, Telefon und Formular kommen in dieselbe Liste. Eine CSV-Datei öffnet ihr in Excel am besten über „Daten“ und „Aus Text/CSV“. Dort wählt ihr das Trennzeichen selbst. Beim Öffnen per Doppelklick nimmt Excel dagegen die Standardeinstellungen eures Computers.
2. Summen pro Gericht für die Küche. Zählt pro Gang, wie oft jedes Gericht gewählt wurde, dazu Kinderteller und Sonderteller. Die Funktion ZÄHLENWENN in Excel zählt, wie oft ein Stichwort wie „Rind“ in einer Spalte vorkommt (steht dort der ganze Name des Gerichts, sucht ihr mit „Rind*“).
3. Liste pro Tisch für den Service. Sobald der Tischplan steht, sortiert ihr nach Tisch und Platz. Allergien stehen in einer eigenen Spalte gleich neben dem Gericht.
4. Markierung auf der Tischkarte. Ein kleines Symbol oder eine Farbe pro Gericht, etwa ein Fisch für den Zander und ein Blatt für das Risotto, zeigt dem Service, welcher Teller an welchen Platz gehört. Gleichzeitig sehen die Gäste, was sie gewählt haben. Sprecht die Zeichen mit dem Caterer ab und gebt ihm eine Legende dazu.
5. Eine Ansprechperson für den Hochzeitstag. Bestimmt jemanden, etwa Trauzeugin oder Trauzeuge, der während der Feier Fragen der Küche beantwortet und eine Kopie der Liste hat.

So kann die Liste pro Tisch aussehen:

Kurz zusammengefasst

• Menüauswahl nur beim servierten Menü, beim Buffet nur Allergien und Ernährungsweise abfragen.
• Beim Hauptgang zwei bis drei Gerichte anbieten, eines vegetarisch, die übrigen Gänge für alle gleich.
• Jede Person bekommt eine eigene Zeile mit Namen, auch Kinder und Begleitpersonen.
• Ein Standardgericht festlegen und in die Einladung schreiben.
• Den Stichtag beim Caterer erfragen und die Rückmeldefrist mindestens eine Woche davor legen, in unserem Zeitplan etwa vier Wochen vor der Hochzeit.
• Summen pro Gericht an die Küche, Liste pro Tisch an den Service, Markierung auf die Tischkarte.

Quellen

• Partl Catering, Eberndorf: AGB, Liefer- und Zahlungsbedingungen
• Alpenhotel Speckbacher Hof, Gnadenwald: Informationsbroschüre für Hochzeiten 2025/26 (PDF)
• Die Ess-Klasse Catering, Salzburg: AGB
• Microsoft Support: Importieren oder Exportieren von Textdateien (TXT oder CSV)
• Microsoft Support: Verwenden der ZÄHLENWENN-Funktion in Microsoft Excel