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Hochzeitsgäste: Unterkunft, Zimmerkontingent und wer zahlt

Wer zahlt die Unterkunft der Hochzeitsgäste? Zimmerkontingent, Stornokosten, Ortstaxe, Shuttle und fünf Texte für die Einladung, mit Tipps für Tirol.

Veröffentlicht am 29. Oktober 2026

Kurz gesagt

Wer die Unterkunft der Hochzeitsgäste bezahlt, ist nicht vorgeschrieben: Ihr könnt Unterkünfte empfehlen, ein Zimmerkontingent reservieren, aus dem eure Gäste selbst buchen und zahlen, oder die Zimmer ganz oder teilweise übernehmen, solange es klar in der Einladung steht. Ein Abrufkontingent ohne Mindestabnahme kostet euch nichts, wenn Zimmer frei bleiben, bei einer fixen Buchung zahlt ihr leere Zimmer nach den Stornobedingungen des Hotels. In Tirol kommt pro Person und Nacht die Aufenthaltsabgabe dazu.

Feiert ihr weit weg vom Wohnort vieler Gäste oder oben am Berg, braucht ein Teil der Hochzeitsgesellschaft ein Zimmer für die Nacht. Dann stellt sich die Frage, wer die Unterkunft der Hochzeitsgäste bezahlt, und gleich danach zwei weitere: wie ihr rechtzeitig genug Zimmer in der Nähe bekommt, ohne für leere zu haften, und wie nach der Feier alle sicher zurückkommen.

Unten findet ihr die Varianten, wer was zahlt, den Unterschied zwischen Abrufkontingent und fixer Buchung, eine Checkliste für den Hotelvertrag, Tipps für Tirol und die Berge sowie fünf Texte für Einladung und Hochzeitsseite zum Übernehmen.

Wer zahlt die Unterkunft der Hochzeitsgäste?

Ob ihr oder eure Gäste die Zimmer zahlen, entscheidet ihr als Gastgeber. Eine Pflicht gibt es für keine Seite, nur sollte niemand erst beim Auschecken erfahren, wer zahlt. Diese Varianten gibt es:

Gäste zahlen selbst, ihr gebt Tipps. Ihr nennt ein paar Unterkünfte in verschiedenen Preisklassen, eure Gäste buchen selbst. Wenig Aufwand und kein Risiko für euch.
Zimmerkontingent, Gäste zahlen selbst. Ihr vereinbart mit einem Hotel Zimmer zu einem festen Preis, eure Gäste buchen bis zu einer Frist unter einem Stichwort. In der Hochsaison sichert ihr so überhaupt erst Zimmer in der Nähe.
Ihr zahlt für einzelne Gäste. Etwa für Eltern, Großeltern oder Trauzeugen. Das sagt ihr ihnen persönlich, nicht in der Einladung, die alle lesen.
Ihr zahlt für alle. Feiert ihr weit weg vom Wohnort der meisten Gäste, etwa auf einer Alm oder im Ausland, ist das eine schöne Geste, aber kein Muss. Dann bucht ihr selbst und tragt das Risiko von Absagen.
Ein Zuschuss. Ihr übernehmt die erste Nacht, das Frühstück oder den Shuttle, den Rest zahlen die Gäste.

Schreibt in der Einladung und auf der Hochzeitsseite dazu, welche Variante gilt, auch wenn sie euch selbstverständlich vorkommt. Vorlagen dafür stehen weiter unten.

Zimmerkontingent für die Hochzeit: Abrufkontingent oder fixe Buchung?

Ein Zimmerkontingent ist eine vereinbarte Zahl von Zimmern, die ein Hotel für eure Gäste zu einem festen Preis reserviert. Am sichersten für euch ist ein Abrufkontingent: Das Hotel hält die Zimmer bis zu einer Frist frei, eure Gäste buchen und zahlen selbst, und was bis dahin niemand gebucht hat, geht ohne Kosten für euch an das Hotel zurück. Bei einer fixen Buchung bucht ihr die Zimmer selbst und zahlt nach Ablauf der kostenlosen Stornofrist auch für Zimmer, die leer bleiben. Statt Zimmerkontingent hört ihr auch Hotelkontingent oder Zimmerblock.

Frage	Abrufkontingent	Fixe Buchung
Wer bucht?	Jeder Gast selbst, mit Stichwort	Ihr, für alle Zimmer
Wer zahlt das Hotel?	Jeder Gast sein Zimmer	Ihr, außer ihr vereinbart, dass Gäste selbst zahlen
Wer zahlt leere Zimmer?	Niemand, wenn keine Mindestabnahme vereinbart ist	Ihr, nach den Stornobedingungen
Welche Frist zählt?	Abruffrist: danach gehen freie Zimmer an das Hotel zurück	Stornofrist: bis dahin könnt ihr kostenlos reduzieren
Passt, wenn	eure Gäste selbst zahlen	ihr die Zimmer übernehmt

Bucht ihr fix, seid ihr Vertragspartner des Hotels, auch für die Zimmer eurer Gäste. So sehen es auch die AGBH vor, die Musterbedingungen für Hotels in Österreich (Punkt 2.1, mehr dazu unten). Beim Abrufkontingent schließt jeder Gast seinen eigenen Vertrag, und sagt er ab, gelten die Stornobedingungen für ihn, nicht für euch. Steht in eurem Vertrag mit dem Hotel allerdings eine Mindestabnahme, also dass ein bestimmter Teil der Zimmer gebucht werden muss, zahlt ihr die Differenz, auch wenn das Ganze Abrufkontingent heißt. Fragt auch, ob Nachzügler nach der Abruffrist noch zum Kontingentpreis buchen können.

Wie viele Zimmer braucht ihr?

Rechnet von eurer Gästeliste aus, nicht mit einer Faustregel. Markiert alle, die weiter weg wohnen oder nach der Feier nicht mehr fahren wollen, und zählt Zimmer statt Personen: Paare und Familien teilen sich eines. Ein Beispiel: Reisen 30 Gäste an, davon zwölf Paare, eine Familie zu viert und zwei Alleinreisende, braucht ihr 15 Zimmer, nicht 30. Beim Abrufkontingent ohne Mindestabnahme dürft ihr großzügig planen. Bei einer fixen Buchung plant lieber knapp und fragt, ob das Hotel später noch Zimmer dazugeben kann.

Was gehört in den Vertrag mit dem Hotel?

In den Vertrag gehören Zimmerzahl, Preis, Abruffrist, Stichwort und Stornobedingungen, und zwar so genau, dass ihr die Angaben eins zu eins an eure Gäste weitergeben könnt. Klärt diese Punkte, bevor ihr dem Hotel zusagt:

Zimmer: wie viele Einzel-, Doppel- und Familienzimmer, mit oder ohne Kinderbett.
Preis pro Zimmer und Nacht: mit oder ohne Frühstück, mit oder ohne Aufenthaltsabgabe.
Abruffrist und Stichwort oder Buchungscode: bis wann und wie Gäste buchen, per Telefon, E-Mail oder Website.
Mindestabnahme: am besten keine. Wenn doch, bis wann ihr kostenlos reduzieren dürft.
Storno: Fristen und Beträge, für euch und für jeden Gast.
Mindestaufenthalt: ob am Wochenende oder in der Saison erst ab zwei Nächten vermietet wird.
Zahlung: ob eine Anzahlung fällig ist und ob jeder Gast beim Auschecken selbst zahlt oder ihr eine Sammelrechnung bekommt.
Ankunft und Abreise: ab wann die Zimmer frei sind, bis wann sie geräumt sein müssen, und wo Gäste Gepäck lassen und sich umziehen können.
Späte Heimkehr: wie Gäste nach Mitternacht ins Haus kommen, wenn die Rezeption zu ist.

Stornokosten in Österreich: die Staffel der AGBH 2006

Für Hotels in Österreich gibt es ein Muster der Wirtschaftskammer Österreich, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen für die Hotellerie (AGBH 2006). Verweist euer Hotel darauf und habt ihr nichts anderes vereinbart, gilt diese Stornostaffel (Punkt 5.5 und 5.6):

bis 3 Monate vor dem Ankunftstag: kostenlos
danach bis 1 Monat vorher: 40 Prozent des gesamten Arrangementpreises
danach bis 1 Woche vorher: 70 Prozent
in der letzten Woche: 90 Prozent

Die AGBH sind ein unverbindliches Muster: Hotels können sie anpassen, und was ihr im Einzelnen vereinbart, geht vor (Punkt 1.2). Laut Wirtschaftskammer werden sie derzeit rechtlich überarbeitet (Stand: Oktober 2026), die Stornostaffel steht aber auch in der aktuellen Fassung. Maßgeblich ist immer euer Vertrag, auch bei Hotels in Deutschland und der Schweiz.

Zwei weitere Punkte betreffen Hochzeiten direkt. Ohne andere Vereinbarung können Gäste ihr Zimmer ab 16 Uhr beziehen und müssen es am Abreisetag bis 12 Uhr räumen (Punkt 4.1 und 4.3). Bei einer Trauung um 14 Uhr braucht es also einen früheren Check-in oder einen Raum zum Umziehen. Und wer erst nach der Feier einchecken will, sagt es dem Hotel vorher: Ohne Anzahlung und ohne vereinbarte spätere Ankunft muss es das Zimmer nur bis 18 Uhr freihalten (Punkt 5.2 und 5.3).

Gibt es bei Hotelbuchungen ein Rücktrittsrecht von 14 Tagen?

Nein. Für Hotelzimmer zu einem festen Termin gibt es kein Rücktrittsrecht wie beim Online-Shopping, auch wenn ihr online oder per E-Mail bucht. In Österreich nimmt § 18 Abs. 1 Z 10 FAGG solche Buchungen ausdrücklich aus, in Deutschland § 312g Abs. 2 Nr. 9 BGB (dort heißt es Widerrufsrecht). Prüft die Stornobedingungen also, bevor ihr zusagt.

Hochzeit in Tirol und in den Bergen: Was ist anders?

Bei einer Hochzeit in Tirol oder in den Bergen kommen drei Dinge dazu: die Saison, eine Abgabe pro Person und Nacht und Wege, die von Bergbahn und Wetter abhängen.

Saison. Fällt euer Termin in die Winter- oder Sommersaison, fragt die Zimmer gleichzeitig mit der Location an. Beim Tourismusverband im Ort könnt ihr fragen, ob am selben Wochenende ein großes Fest oder Rennen ist und wo es noch Zimmer gibt, wenn das Hotel neben der Location voll ist.

Bergbahn und Hütte. Feiert ihr oben am Berg, schreibt die letzte Talfahrt in den Tagesablauf und fragt die Bergbahn, ob am Abend eine Sonderfahrt möglich ist und was sie kostet. Auf einer Hütte klärt ihr, ob es Zimmer oder ein Matratzenlager gibt, ob ein Hüttenschlafsack nötig ist und wie das Gepäck hinaufkommt.

Wetter. Auch dafür haben die AGBH eine Regel: Ist am Anreisetag wegen außergewöhnlicher Umstände wie extremem Schneefall oder Hochwasser jede Anreise unmöglich, zahlt, wer das Zimmer gebucht hat, für die Tage der Anreise nichts. Bei einer fixen Buchung seid das ihr. Wird die Anreise innerhalb von drei Tagen wieder möglich, ist ab diesem Tag zu zahlen (Punkt 5.7 und 5.8).

Heiratet ihr als deutsches Paar in Tirol, stehen die Formalitäten im Ratgeber Heiraten in Österreich als Deutsche. Heiratet ihr als österreichisches Paar in Südtirol oder anderswo in Italien, findet ihr sie im Ratgeber Heiraten in Italien als Österreicher.

Aufenthaltsabgabe, Kurbeitrag, Kurtaxe: Was pro Nacht dazukommt

In Tirol zahlen Übernachtungsgäste pro Person und Nacht die Aufenthaltsabgabe, auch Ortstaxe genannt. Bezahlt wird sie im Hotel, das sie an den Tourismusverband abführt (§ 7 Tiroler Aufenthaltsabgabegesetz 2003). Das Gesetz sieht 2,60 Euro vor, die Landesregierung kann für das Gebiet eines Tourismusverbands bis zu 5 Euro festlegen (§ 6). Laut der Liste des Landes Tirol (Stand 29. Oktober 2026) liegt sie zwischen 2,60 und 5 Euro, in Innsbruck bei 4 Euro (seit 1. Mai 2026). Ein Paar mit zwei Nächten in Innsbruck zahlt also 16 Euro zum Zimmerpreis dazu. Kinder sind bis zum Ende des Jahres befreit, in dem sie 15 werden (§ 4).

Fragt das Hotel, ob die Abgabe schon im Preis enthalten ist, und schreibt es in eure Infos. Die anderen österreichischen Bundesländer regeln die Abgabe in eigenen Gesetzen. Auch in Deutschland hängt es vom Bundesland und vom Ort ab: In Bayern etwa können anerkannte Kur- und Erholungsorte einen Kurbeitrag erheben (Art. 7 Kommunalabgabengesetz). In der Schweiz entscheiden Kanton und Gemeinde: Im Kanton Bern etwa dürfen Gemeinden mit hohem Tourismusanteil eine Kurtaxe verlangen, dazu kommt eine kantonale Beherbergungsabgabe von 1 Franken pro Nacht für alle ab 16.

Shuttle, Taxi oder Öffis: Wie kommen die Gäste zur Feier und wieder heim?

Am einfachsten ist eine Location mit eigenen Zimmern, dann fällt der Heimweg weg. Sonst braucht ihr einen Plan für die Zeit nach Mitternacht: einen Shuttle mit festen Zeiten, vorbestellte Taxis und die letzte Öffi-Verbindung für alle, die früher gehen.

Shuttlebus. Einen Shuttleservice bucht ihr bei einem Busunternehmen, mit festen Zeiten und Haltestellen: vom Hotel zur Trauung, weiter zur Feier und zurück. Für die Heimfahrt plant zwei Fahrten ein, eine frühere für Familien mit Kindern und eine späte. Lasst euch ein schriftliches Angebot über alle Fahrten samt Wartezeiten geben.
Taxi. Ruft die Taxiunternehmen der Gegend vorher an, nennt Datum, Uhrzeit und die ungefähre Zahl der Gäste und fragt, wie viele Wagen nachts fahren. Die Nummern kommen auf eure Hochzeitsseite.
Auto. Regt Fahrgemeinschaften an. Wer mitfeiert, lässt das Auto stehen, also klärt mit Location und Hotel, wo Autos über Nacht bleiben dürfen.
Öffis. Schaut im Fahrplan für genau dieses Datum nach, wann die letzte Verbindung zu den Hotels und zum nächsten Bahnhof fährt, und schreibt sie mit Uhrzeit und Haltestelle dazu.

Texte für Einladung und Website: Unterkunft, Zimmerkontingent, Shuttle

Auf die Hochzeitseinladung gehören nur ein Satz zur Unterkunft und der Link oder QR-Code zu eurer Hochzeitsseite. Die Details stehen auf der Seite, dort könnt ihr sie ändern, wenn sich eine Frist oder eine Abfahrtszeit verschiebt. Für die Karte reicht zum Beispiel:

Für eure Übernachtung haben wir Zimmer reserviert. Alle Infos zu Hotel, Shuttle und Anreise findet ihr auf unserer Hochzeitsseite: [Link oder QR-Code]

Für die Hochzeitsseite passen diese fünf Texte. Die eckigen Klammern ersetzt ihr durch eure Angaben.

Text 1: Zimmerkontingent mit Stichwort und Frist

Im [Hotel], [Adresse], haben wir ein Zimmerkontingent für euch reserviert. Das Doppelzimmer kostet [Preis] pro Nacht mit Frühstück, dazu kommt die Aufenthaltsabgabe. Bucht bitte bis [Datum] direkt beim Hotel unter [Telefon oder E-Mail] mit dem Stichwort „[Stichwort]“. Danach gibt das Hotel die übrigen Zimmer frei.

Text 2: Gäste buchen und zahlen selbst

Wer in [Ort] übernachten möchte, findet hier Unterkünfte in der Nähe: [Liste mit Preisklasse]. Bucht und bezahlt euer Zimmer bitte selbst, am besten bald: Im [Monat] ist in [Ort] Saison.

Text 3: Ihr übernehmt die Zimmer

Ihr seid unsere Gäste, auch über Nacht: Für die Nacht von [Samstag] auf [Sonntag] haben wir im [Hotel] ein Zimmer für euch gebucht und bezahlt. Sagt uns bitte bis [Datum], ob ihr es braucht, damit wir nicht genutzte Zimmer rechtzeitig stornieren können. Aufenthaltsabgabe und Extras zahlt ihr bitte beim Auschecken selbst.

Übernehmt ihr nur einen Teil, schreibt das genauso klar: „Die erste Nacht übernehmen wir. Wer länger bleibt, verlängert bitte direkt beim Hotel auf eigene Rechnung.“

Text 4: Shuttle-Zeiten und Heimfahrt

Shuttle: Um 13.15 Uhr fährt ein Bus vom [Hotel] zur Trauung und weiter zur Feier. Zurück zu den Hotels geht es um 23 Uhr und um 1.30 Uhr. Wer zu einer anderen Zeit zurück will, bestellt bitte ein Taxi vor: [Taxiunternehmen], [Telefonnummer]. Die letzte Busverbindung nach [Ort] fährt um [Uhrzeit] ab [Haltestelle].

Text 5: Hinweis auf die Aufenthaltsabgabe

Gut zu wissen: In [Ort] kommt zum Zimmerpreis die Aufenthaltsabgabe von [Betrag] pro Person und Nacht dazu, ihr zahlt sie direkt im Hotel. Kinder sind in Tirol bis zum Ende des Jahres befreit, in dem sie 15 werden.

Auf einer Hochzeitsseite von Wedding Companion gibt es dafür eigene Bereiche: Unter „Übernachtungsmöglichkeiten“ steht jede Unterkunft mit Name, Adresse, Website und einem Hinweis wie Stichwort und Frist, unter „Transport“ stehen Shuttle oder Taxi mit Telefonnummer, Website und Hinweisen. Alle Gäste sehen dieselbe Seite. Zimmer, die ihr für einzelne Gäste zahlt, sprecht ihr also persönlich an. Gebucht und bezahlt wird weiter beim Hotel.

Was sonst noch auf die Seite gehört, steht in der Checkliste für die Hochzeitswebsite. Formulierungen für die Bitte um Rückmeldung findet ihr in den Formulierungsbeispielen für die Hochzeitsanmeldung.

Zeitplan: Wann ihr Zimmer blockt und Gäste informiert

Blockt die Zimmer, sobald Datum und Location fix sind, und gebt die Infos spätestens mit der Einladung weiter. Wichtig ist, dass die Abruffrist des Hotels zu eurer Antwortfrist passt.

Sobald Datum und Location fix sind: Zimmer anfragen und das Kontingent vereinbaren, in der Saison am selben Tag wie die Location.
Mit dem Save the Date: ein Satz, dass es Zimmer gibt und bis wann man buchen sollte.
Mit der Einladung, 10 bis 12 Wochen vorher: alle Details auf der Hochzeitsseite.
Vor der Abruffrist: eine kurze Erinnerung, dass das Kontingent bald freigegeben wird. Liegt die Abruffrist vor eurer Antwortfrist, verschiebt eine der beiden.
Zwei bis drei Wochen vorher: eine letzte Nachricht mit Shuttle-Zeiten, Taxinummern und Adressen. Wie ihr Antworten und Nachzügler im Griff behaltet, steht im Ratgeber Hochzeitsanmeldungen verwalten.

Bei einer fixen Buchung nach AGBH gibt es einen Haken: Die kostenlose Stornofrist endet drei Monate vor der Anreise. Liegt eure Antwortfrist etwa vier Wochen vor der Hochzeit, kosten Zimmer, die ihr erst dann zurückgebt, je nach Tag schon 40 oder 70 Prozent. Fragt deshalb mit dem Save the Date, wer ein Zimmer braucht, oder vereinbart mit dem Hotel, dass ihr bis zu einem späteren Datum kostenlos reduzieren dürft.

Kurz zusammengefasst

Wer zahlt, entscheidet ihr. Schreibt es klar in die Einladung, Ausnahmen sagt ihr persönlich.
Ein Abrufkontingent ohne Mindestabnahme kostet euch nichts, bei fixer Buchung zahlt ihr leere Zimmer.
Prüft Storno, Abruffrist, Mindestaufenthalt und Check-in, bevor ihr zusagt. Ein Rücktrittsrecht von 14 Tagen gibt es nicht.
Nach den AGBH ist Stornieren bis drei Monate vorher kostenlos, danach kostet es 40, 70 und 90 Prozent.
In Tirol kommen 2,60 bis 5 Euro Aufenthaltsabgabe pro Person und Nacht dazu (Stand Oktober 2026).
Plant die Heimfahrt nach Mitternacht: Shuttle, Taxis, letzte Öffi-Verbindung.
Stimmt Abruffrist und Antwortfrist aufeinander ab.